Un birou privat sau o organizație guvernamentală, care se confruntă cu nevoia de a se muta, este forțat să rezolve problemele cu mișcarea unei cantități uriașe de mobilier, echipamente și tehnologie acumulate în timpul operațiunii. Este imperativ ca toate obiectele să fie mișcate cu grijă, fără a fi deteriorate. Prin urmare, este necesar să se organizeze în mod corespunzător mutarea biroului.
Relocarea biroului va dura ceva timp, așa că faceți-o cu mult timp în avans, alocați aproximativ o lună pentru întreaga pregătire. La ce puncte ar trebui să acordați o atenție specială?
✔ Dacă compania este destul de mare și are un personal mare, este recomandabil să pregătiți din timp un plan de management pentru un astfel de eveniment responsabil. Este necesar să se identifice sarcinile prioritare, să se determine bugetul, să se numească angajați responsabili pentru toate punctele și, cel mai important, să se numească un coordonator pentru întregul proces de mutare. El este cel care va prelua controlul asupra sarcinilor principale și secundare. Asigurați-vă că anunțați clienții că intenționați să vă mutați într-un birou nou.
✔ Următorul pas este să semnați un acord cu compania de mutare la alegere. Pe lângă operațiunile de încărcare și descărcare și transportul proprietății la punctul de destinație, clauzele suplimentare pot fi adăugate la contract. De exemplu, dezasamblarea și asamblarea mobilierului, plasarea acestuia într-o cameră nouă, conectarea utilităților și echipamentelor staționare, curățarea spațiilor după mutare.
✔ Faceți o listă completă a proprietății implicate în mutare. Va fi cu siguranță necesar atunci când atrageți profesioniști dintr-o companie de transport și va ajuta la evitarea confuziei atunci când mutați un birou pe cont propriu. Scăpați de toate proprietățile inutile - vindeți-le, depozitați-le sau aruncați-le. Nu este nevoie să pierdeți bani și timp pentru transportul lucrurilor inutile.
✔ Pregătiți documentația care să reflecte planul viitorului dvs. spațiu, amplasarea locurilor de muncă ale angajaților într-un loc nou, unde mobilierul și computerele vor fi instalate în noul birou. Acest lucru vă va economisi mult timp.
✔ Puteți achiziționa toate materialele de ambalare și cutii de carton necesare chiar de la compania de transport maritim. Împachetați toate obiectele personale în cutii. Asigurați-vă că marcați cu autocolante. Este recomandabil ca angajații să emită o memo-instrucțiune despre cum să facă acest lucru corect.
✔ Deconectați computerele și alte echipamente de la sursa de alimentare. Acest lucru este realizat numai de un specialist - un administrator de sistem.
✔ Faceți liste cu toate persoanele implicate în mișcare. Pregătiți biletele în avans pentru toată lumea, dacă este nevoie de ele. Enumerați toate vehiculele implicate în mutarea biroului. Asigurați trecerea nestingherită la locul de încărcare / descărcare.
Mutarea biroului companiei este un eveniment destul de grav. Dar, după cum puteți vedea, cu abordarea și organizarea corectă, toate costurile pot fi reduse la minimum. Pentru a face acest lucru, este suficient să planificați corect procesul, iar neplăcerile asociate mutării vor fi reduse la minimum atât pentru angajații, cât și pentru clienții companiei.
