Recent, a existat o tendință în afaceri de a trece de la funcțional la managementul proceselor, în legătură cu care rolul de descriere și formalizare corectă a proceselor de afaceri crește semnificativ. Numai după finalizarea acestor acțiuni putem vorbi despre optimizarea proceselor de afaceri ca mijloc de creștere a eficienței întreprinderii.
Este necesar
Instrument CASE care vă permite să formalizați un proces de afaceri în notație grafică
Instrucțiuni
Pasul 1
Primul este de a formula concis și precis numele procesului descris, care ar trebui să fie de înțeles și să reflecte esența generală a secvenței de acțiuni care alcătuiesc procesul de afaceri. De exemplu, în loc de „Trimiterea unei cereri pentru fabricarea unui produs către producție și controlul execuției acestuia”, este suficient să denumiți procesul „Controlul producției produsului”. Al doilea este descompunerea corectă a întregului proces descris în sarcini mai mici („atomice”) sau funcții de subproces și decid asupra succesiunii implementării lor. Cu o astfel de împărțire, procesul descris va fi procesul de nivel superior. Granularitatea procesului la nivel înalt poate varia, dar ar trebui să fie adecvată pentru înțelegerea publicului care va folosi descrierea dvs.
Pasul 2
Există mai multe moduri de a descrie un proces de afaceri. Cea mai populară dintre ele este grafică, cu ajutorul diagramelor realizate în diverse notații (notația este un set de simboluri care denotă ceva).
Cele mai frecvente tipuri de notații pentru descrierea proceselor de afaceri sunt IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) etc.
De exemplu, să ne concentrăm pe o diagramă realizată în notația BPMN (Business Process Modeling Notation) folosind instrumentul PowerDesigner CASE (Fig. 1). Elementele principale din diagramă sunt:
1. „Proces” (funcție) - un dreptunghi rotunjit la colțuri;
2. „Tranziție” - o săgeată care conectează procesele;
3. „Soluție” - un diamant care conține o întrebare căreia i se poate răspunde doar „Da” sau „Nu”;
4. Condiții - expresii textuale sub care se efectuează tranziția de la o funcție la alta. Condițiile sunt întotdeauna între paranteze drepte. Uneori este util să vă împărțiți diagrama în „Piste” - secțiuni verticale sau orizontale care reprezintă departamentele din întreprindere sau persoanele responsabile pentru o anumită funcție. În acest caz, pictograma pentru această funcție trebuie să se afle în secțiunea sa. În plus față de elementele enumerate, diagrama poate conține, de asemenea, o listă de date care sunt introduse sau ieșite în proces, precum și linkuri către regulile sau reglementările în funcție de care este îndeplinită această funcție. Un exemplu de descriere a procesului de afaceri „Controlul producției produsului” este prezentat în Fig.1. Este ușor de văzut că această diagramă este foarte asemănătoare cu organigrama algoritmului pentru rezolvarea problemei.
Pasul 3
O descriere grafică a unui proces poate fi, de asemenea, completată cu o descriere textuală a funcțiilor sale de subproces sub forma unui tabel care conține următoarele coloane: numele procesului, departamentul (proprietarul procesului), descrierea procesului, rezultatul execuției procesului. Un exemplu de astfel de descriere este prezentat în Fig. 2. Dacă este de așteptat o optimizare suplimentară a procesului de afaceri descris, atunci o altă coloană poate fi adăugată la tabel care descrie dificultățile sau neajunsurile funcțiilor de subproces efectuate în prezent.
