Documentele bancare sunt stocate în funcție de tip în dosare separate și cel mai adesea în ordine cronologică. Selecția se efectuează de către angajatul responsabil cu formarea documentației. O comisie specială se ocupă de distrugerea documentelor expirate.
Depozitarea documentelor bancare se realizează atât de bănci, cât și de organizațiile care dețin conturile. Ordinea de stocare într-o instituție poate diferi ușor de ordinea de stocare într-o altă instituție.
Cum sunt stocate documentele bancare în organizații
Documentele de la bancă care se află în organizație confirmă desfășurarea tranzacțiilor monetare și sunt reflectate în evidența contabilă. Locul depozitării lor este departamentul de contabilitate, ai cărui angajați pot împărți toate hârtiile după tip în dosare separate în contextul conturilor și al băncilor. Dacă o întreprindere are mai multe conturi curente, atunci este creat un dosar separat pentru fiecare, dacă este un cont valutar, atunci moneda contului este indicată pe copertă și pe coloana vertebrală. Ordinea cronologică este utilizată pentru a înregistra extrase pentru fiecare cont. Fiecare extras are un liant format din documente de plată și justificări de plată pentru fiecare zi de tranzacție.
Se creează un dosar separat pentru facturile plătite. Documentele de control valutar sunt stocate în dosare separate, unde puteți găsi toate informațiile despre lucrul cu conturile valutare. Vorbim despre pașapoarte de tranzacții, certificate de confirmare a muncii sau a serviciilor prestate, certificate de tranzacții valutare și altele. Dacă volumul documentației este mic, vor exista suficiente registre care să indice numărul, suma și data documentului.
Cum sunt stocate documentele în băncile comerciale
Aceste instituții stochează documente care confirmă activitățile financiare și economice ale băncii și documente de decontare și plată ale clienților. Responsabilitatea pentru acestea revine managerului și contabilului șef. Atât documentele pe hârtie, cât și documentele electronice sunt supuse stocării. Cele din hârtie sunt păstrate într-un depozit special, pentru accesul la care trebuie să obțineți o autorizație specială. Permisul trebuie semnat de contabilul-șef sau de adjunctul acestuia.
Depunerea documentației memoriale se efectuează zilnic, pentru aceasta este creat un dosar separat, în care documentele sunt, de asemenea, stocate în ordine cronologică. Selecția este efectuată de un angajat care este responsabil pentru formarea corectă a documentației financiare. Alte dosare constau în hârtii financiare în numerar și hârtii care reflectă informații despre depozitele clienților. Documentele care conțin informații despre operațiunile cu metale prețioase sunt depuse în dosare separate.
Necesitatea plasării anumitor tipuri de documente în diferite dosare se datorează faptului că fiecare hârtie are propria perioadă de valabilitate. Acest lucru se aplică și stocării documentelor în formă electronică. Pentru distrugerea documentelor cu o perioadă de depozitare expirată, se adună o comisie specială, ai cărei membri se uită prin fiecare hârtie și apoi completează un act special, care confirmă că documentele cu o perioadă de depozitare expirată au fost distruse.
