Printre evenimentele de afaceri ale companiei, o prezentare este un eveniment special. Aceasta este o vacanță de publicitate de afaceri, a cărei esență este prezentarea organizației și faptele semnificative ale vieții sale: „naștere”, schimbări pozitive, crearea de noi produse (servicii). Durata prezentării poate fi diferită: un eveniment are nevoie de 10-15 minute, al doilea două sau trei ore, iar al treilea „durează” săptămâna de lucru. Oricare ar fi durata prezentării, cheia succesului acesteia este pregătirea temeinică a ceremoniei.
Instrucțiuni
Pasul 1
Definiți clar obiectivele și prioritățile prezentării: de exemplu, crearea unei imagini, atragerea de noi clienți, parteneri noi (investitori, furnizori, consumatori), informarea despre inovații, stabilirea de relații cu publicul, autoritățile etc. Principalul lucru este să atragi atenția publicului țintă, să-l interesezi, să arăți corect perspectivele.
Pasul 2
Determinați ideea principală (idee, concept) a prezentării. Desemnați un loc, data și ora evenimentului. Este mai bine să efectuați prezentări (cu o durată de 1, 5-2 ore) după prânz. Cocktail sau bufet - la final (durează 1-2 ore). Pregătiți invitațiile în avans. Acestea nu trebuie să fie impersonale - se referă la indivizi specifici. Indicați în mesaje locul, ora, programul de prezentare, lista participanților, reperele (adresa) și rutele de transport.
Pasul 3
Pregătiți materiale publicitare tipărite de înaltă calitate și, dacă este posibil, diverse: comunicate de presă, pliante, broșuri, broșuri, cataloage. Standurile tematice, tabletele despre companie (de exemplu, despre cifra de afaceri anuală, geografia vânzărilor, pregătirea avansată a angajaților, partenerii, publicațiile despre companie în presă) sunt adecvate și de dorit la prezentare. Mostre de produse, monitoare cu videoclipuri plasate în hol vor reînvia evenimentul.
Pasul 4
Elaborați un scenariu pentru vacanță. Evenimentul este de obicei deschis și găzduit de un oficial al companiei. Acesta ar putea fi șeful PR sau marketing. Capacitatea de a vorbi, de a deține publicul este o necesitate pentru o astfel de persoană.
Elaborați un scenariu în conformitate cu schema optimă pentru companie. Poate include:
- întâlnirea participanților;
- introducerea directorilor companiei către oaspeți și (sau) persoane interesante-oaspeți pentru toți cei prezenți;
- prezentarea unui scurt film (de până la 12 minute) despre organizație cu povești legate de știri, scopul și ideea prezentării;
- mesaje scurte (până la 5 minute) din partea reprezentanților companiei (nu mai mult de cinci persoane) cu privire la probleme care pot fi interesante pentru participanți - cu o demonstrație de produse, prezentarea serviciilor (în acțiune, în machete, diapozitive, afișaj multimedia);
- răspunsuri ale reprezentanților companiei de hostess la întrebările oaspeților;
- discursuri invitate: comentarii, felicitări, urări;
- predarea către oaspeți a unor suveniruri, materiale publicitare de marcă;
- desfășurarea unei părți informale a prezentării - un banchet (masă tip bufet) cu un program de divertisment (la discreție).
Pasul 5
Gândiți-vă la toate componentele „corzii finale”. Cel mai convenabil pentru contacte este un bufet „în picioare”, când invitații se pot mișca și comunica liber între ei. De regulă, programul de prezentare se încheie cu un toast al oaspetelui de onoare. În numele tuturor celor prezenți, își exprimă recunoștința față de organizatori cu dorințe de succes și prosperitate față de instituția lor.
