Documentația întreprinderii trebuie păstrată în ordine. Pentru a facilita găsirea contractului necesar pentru furnizarea de bunuri printre alte documente comerciale, merită să creați un raft sau un dosar separat pentru acestea. Dar nu numai. Contractele în sine trebuie, de asemenea, simplificate.
Instrucțiuni
Pasul 1
Adunați toate contractele pe care doriți să le ordonați și evaluați-le. Acordați atenție cât de des sunt încheiate și cu ce parteneri. Acest lucru vă va ajuta să alegeți cum să clasificați documentele.
Pasul 2
Dacă există mulți parteneri, metoda de comandare a contractelor până la data încheierii acestora este mai potrivită. În cazul în care, pe o perioadă lungă de timp, contractele sunt încheiate cu aceleași firme, acestea pot fi grupate într-o categorie separată (folder) pe contrapartide. Și, în unele cazuri, este suficient doar să aranjați contractele în ordine alfabetică după numele firmelor partenere.
Pasul 3
Indiferent de metoda pe care o alegeți, rețineți că folderele voluminoase sunt foarte incomode de utilizat. Examinați contractele și eliminați-le pe cele care au expirat din stiva generală. Creați un dosar separat pentru ei. Astfel de contracte sunt abordate cel mai adesea doar din când în când; nu sunt necesare în munca de zi cu zi.
Pasul 4
Când aranjați contracte în ordine cronologică, respectați principiile generale de menținere și stocare a înregistrărilor. În acele foldere care sunt adesea utilizate, contractele încheiate recent sunt situate în partea de sus. Mai jos sunt documente cu o dată anterioară de creare. La depunerea în arhivă, dimpotrivă, primul ar trebui să fie în partea de sus, iar cel mai recent contract încheiat ar trebui să fie mai jos.
Pasul 5
Utilizați markere, etichete, marcaje și alte articole de papetărie pentru a separa vizual o categorie de alta. Asigurați-vă că astfel de delimitatori sunt clar vizibile în dosar. Acest lucru va facilita considerabil căutarea documentelor necesare.
Pasul 6
După ce toate contractele pentru furnizarea de bunuri sunt prezentate într-un dosar într-un mod adecvat, asigurați-vă că întocmiți un registru de documente. Puneți-l pe copertă sau puneți-l într-un folder deasupra tuturor contractelor. Lăsați linii goale în registru. Când investiți un nou contract, introduceți informații despre acesta în registru.
