Condițiile de depozitare a contractelor încheiate de întreprindere nu sunt reglementate de standardele și normele din industrie, astfel încât se pune adesea întrebarea despre cum să se evite pierderea lor și să se organizeze depozitarea și contabilitatea corectă. Cea mai rezonabilă soluție la această problemă ar fi emiterea unui act corporativ al unei anumite întreprinderi, care va stabili procedura pentru pregătirea, încheierea și stocarea acestor documente.
Instrucțiuni
Pasul 1
Dacă compania dvs. lucrează foarte mult cu organizații terțe și numărul de contracte încheiate este semnificativ, atunci este logic să le încredințați depozitul la birou sau la departamentul de birouri. Acest lucru este destul de convenabil, deoarece în birou se înregistrează toate documentele semnate de către șef și trimise de contractori. După înregistrarea contractului executat, angajații biroului trebuie să facă numărul necesar de copii și să le distribuie executanților responsabili și să păstreze originalele documentelor într-un loc special desemnat.
Pasul 2
Dacă compania dvs. este mică și nu aveți un departament clerical, precum și un funcționar responsabil, atunci contracte importante, dar rareori utilizate, de exemplu, pentru închiriere sau cumpărare de bunuri imobiliare, este logic să păstrați în departamentul juridic împreună cu documentele constitutive și legale ale societății. Departamentul de contabilitate, care face calcule asupra acestora, ar trebui să furnizeze copii ale acestor contracte. În același loc, în departamentul de contabilitate, magazin și contracte pentru furnizarea, serviciile și efectuarea lucrărilor ca unul dintre tipurile de documentație contabilă primară, care necesită controlul decontărilor, termenelor de plată sau plăților periodice constante (facturi de utilități, comunicații).
Pasul 3
În orice caz, toate contractele trebuie să aibă propria lor înregistrare internă și fiecăruia dintre ei trebuie să i se atribuie un număr prin care să fie înscris în registrul electronic al contractelor. Acest jurnal poate fi realizat în foi de calcul Excel. În plus față de jurnalul electronic, este necesar să se țină un registru pe suport de hârtie al emiterii acestor acorduri, care să reflecte când și cui dintre executorii responsabili a fost predat originalul acordului. Acest jurnal trebuie să conțină câmpuri pentru semnătura executorului responsabil, confirmând faptul primirii și livrării contractului pentru păstrare.
Pasul 4
Descrieți procedura de lucru cu contracte în Regulamentul privind procedura de pregătire, încheiere și stocare a contractelor și aprobați-o de către șeful întreprinderii.
