Orice document bazat pe primirea de bani necesită completarea formularului corect. În cazul în care organizația a oferit angajatului fonduri pentru orice nevoi, atunci este necesar să raporteze pentru ei completând un raport în avans.
Cine ar trebui să completeze declarația avansată
Directorul nu poate da bani organizației niciunui angajat la fel. Inițial, ar trebui stabilită o listă a angajaților care sunt eligibili să primească fonduri în avans cu un raport ulterior. Pentru aceasta este necesar să se întocmească și să se emită un ordin special.
Dacă un subordonat are nevoie de fonduri pentru a desfășura orice activitate, atunci acesta trebuie să ofere directorului o declarație în formă liberă. Este imperativ să indicați suma cerută și scopul pentru care sunt solicitați banii. Dacă directorul este de acord cu declarația, atunci el semnează personal declarația și indică cât permite să ia fonduri și pentru cât timp.
Este important să subliniem că numerarul poate fi emis numai unui angajat care a raportat deja pe deplin pentru toate sumele primite anterior.
Uneori, un angajat poate avea nevoie de o împuternicire, care trebuie eliberată în numele organizației în conformitate cu modelul stabilit nr. M-2 sau nr. M-2a. Aceste formulare au fost aprobate în 1997 printr-un decret al Serviciului Federal de Statistică al Federației Ruse.
Pentru banii cheltuiți, care au fost emiși în departamentul de contabilitate al organizației, angajatul trebuie să raporteze. Există un anumit termen în care trebuie să completați și să trimiteți un raport de cheltuieli. Sunt 3 zile de la sfârșitul perioadei specificate de șeful organizației pe formularul de cerere.
Dacă s-au acordat fonduri angajatului pentru nevoile de călătorie, atunci acesta trebuie să le contabilizeze în următoarele 3 zile lucrătoare după întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri.
Cum se confirmă cheltuielile pentru un raport de cheltuieli
Dacă angajatului i-au mai rămas bani, atunci nu îi va mai putea returna casierului exact așa. În primul rând, trebuie să colectați toate documentele care confirmă faptul că banii au fost cheltuiți exact pentru nevoile pentru care au fost furnizați. Acestea pot fi chitanțe de numerar și vânzări, bilete de călătorie, chitanțe, acte și alte forme de raportare strictă.
După primirea fiecărui astfel de document, este imperativ să verificați dacă data, suma și detaliile sunt lizibile.
Angajatul va trebui să prezinte toate documentele către departamentul de contabilitate.
Ce se întâmplă dacă raportul de cheltuieli este completat incorect
Dacă angajatul a completat greșit sau nu a furnizat un raport anticipat în termen de 3 zile, atunci autoritatea de supraveghere va considera fondurile primite ca venituri, pe care va fi necesar să se calculeze prima de asigurare și impozitul pe venitul personal. Dacă ulterior angajatul furnizează în continuare toate documentele necesare și un raport, atunci contabilul va trebui să facă un recalcul.
Un angajat autorizat al organizației poate reține suma, raportul pentru care nu a fost depus, din salariul angajatului.
Reguli de bază pentru întocmirea unui raport anticipat
Următoarele reguli se află în centrul furnizării unui raport de cheltuieli:
- Raportul anticipat trebuie să fie susținut de documente care confirmă sumele cheltuite.
- Documentele trebuie depuse nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la sfârșitul călătoriei de afaceri, perioada specificată de manager sau din momentul plecării la serviciu după boală sau concediu.
- Un raport este întocmit într-un formular special nr. AO-1. De asemenea, este permisă utilizarea formularului unui raport anticipat, care este aprobat de șeful organizației.
- Numai managerul ar trebui să fie responsabil pentru aprobarea raportului de cheltuieli.
- Raportul anticipat este completat de angajatul care a cheltuit banii. De asemenea, unele informații trebuie introduse de un contabil.
Următoarele date trebuie indicate în raportul anticipat:
- Informații despre compania care a emis banii angajatului.
- Date despre angajatul care a primit fonduri de la organizație.
- Scopul pentru care trebuie să furnizați bani unui angajat al companiei.
- Cantitate.
- Date privind toate cheltuielile cu confirmare.
- Soldul fondurilor, dacă există.
La final, semnăturile sunt puse de angajatul și angajații departamentului de contabilitate, care au emis banii și au primit restul.
Nu este nevoie să puneți ștampile pe extrasul de avans. Acest lucru se datorează faptului că documentul este intern. Și nu depășește organizația. În plus, începând din 2016, toate persoanele juridice, și nu numai antreprenorii individuali, au tot dreptul de a nu-și aproba documentele cu ștampilele și sigiliile.
Raportul este completat într-un singur exemplar. Face parte din documentația principală și nu trebuie să faceți greșeli în proiectarea sa. Dacă dintr-un anumit motiv nu a fost posibil să se evite pete sau umplere incorectă, atunci este mai bine să luați un formular nou și să îl completați într-un mod nou.
Cum se completează un raport de cheltuieli
Se pare că un astfel de document important pentru circulația internă ar trebui să fie foarte greu de completat. Dar acest lucru este fundamental greșit. După ce ați completat-o pentru prima dată, nu ar trebui să apară dificultăți mai târziu dacă trebuie să o reumpleți.
Datele trebuie introduse de angajat în următoarea ordine:
- Folosind datele de înregistrare ale organizației, se introduce codul OKPO și numele complet al întreprinderii.
- În coloanele de lângă inscripția „Raport anticipat” este necesar să se afișeze numărul documentului și data pregătirii acestuia.
- În dreapta, este imperativ să lăsați puțin spațiu liber, gol. Va fi necesar pentru înregistrările șefului organizației: suma în cuvinte, data aprobării raportului și semnătura.
- Mai jos, întreaga linie conține informații despre angajatul care a primit banii în avans. Este necesar să se indice în ce unitate structurală lucrează, numele, prenumele, patronimicul și funcția sa. Numărul de personal al angajatului este, de asemenea, indicat și de ce a fost nevoie de avans.
Aceasta încheie prima parte a raportului de cheltuieli. În plus, formularul conține două tabele. Una dintre ele este completată și de angajatul care a primit fondurile. Trebuie să introduceți suma totală a plății în avans și moneda în care a fost emisă. Valoarea soldului sau cheltuielile excesive trebuie indicate mai jos.
Al doilea tabel este completat în departamentul de contabilitate de către un specialist autorizat. Acesta trebuie să conțină date privind conturile contabile, subconturile și fondurile care trec prin ele. Trebuie indicate codul tranzacției și sumele exacte.
Sub tabele, este necesar să indicați câte documente sunt atașate la raport și câte pagini conțin aceste documente.
După completarea tuturor coloanelor, documentele trebuie verificate de către contabilul șef. Conform rezultatului, el trebuie să indice suma de raportare într-o linie specială pentru aceasta.
Sub contabil și contabil șef trebuie să fie semnate cu transcrierea lor. Mai mult, unui angajat al departamentului de contabilitate ar trebui să i se indice suma soldului sau recalcularea și numărul ordinului de numerar, prin care a trecut această sumă. Casierul care a primit soldul sau a emis o sumă identică cu cheltuirea excesivă trebuie să semneze și extrasul de avans.
Următoarea parte a raportului financiar este negociabilă. Acesta trebuie să conțină toate informațiile necesare despre documente, care să confirme faptul că fondurile au fost cheltuite pentru nevoile solicitate. În această parte, trebuie să introduceți următoarele date:
- Detalii despre fiecare organizație care a emis documentul.
- Data emiterii.
- Nume.
- Suma exactă de bani cheltuiți.
- Numărul numărului cu care a fost înregistrată suma indicată în document.
Angajatul trebuie să semneze semnătura sa sub masă într-o linie specială. Astfel, el va confirma corectitudinea informațiilor specificate.
Ultima parte a raportului de cheltuieli este partea de tăiere. Are o chitanță de la contabil, pe care o completează după ce a primit documente de la angajat care confirmă banii cheltuiți. Pe partea de rupere, este necesar să indicați:
- Informații despre angajat (nume complet).
- Numărul raportului și data emiterii.
- Suma în cuvinte care a fost emisă angajatului.
- Numărul de documente de raportare care dovedesc costurile.
După aceea, contabilul pune data și semnătura. Piesa detașabilă trebuie predată angajatului ca dovadă a datelor primite.
