Lucrări de birou - lucrați cu documente și suport de documentare pentru management în această organizație specială, reglementate de GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și afaceri de arhivare. Termeni și definiții . Organizarea lucrărilor de birou este organizarea înregistrării, stocării și utilizării documentelor primite, expediate și interne în activitățile curente ale întreprinderii.
Instrucțiuni
Pasul 1
Atunci când organizați munca de birou, decideți dacă întreprinderea, organizația, diviziunile sau sucursalele geografice de la distanță, țineți cont de acest fapt și oferiți un mecanism de interacțiune cu aceste divizii. Sistemul de lucru la birou din acestea ar trebui să fie identic cu sediul central pentru a evita problemele în timpul înregistrării și al documentelor.
Pasul 2
Gândiți-vă care dintre formele existente de muncă de birou le veți folosi: centralizat, mixt sau descentralizat. Alegerea lor este determinată de structura întreprinderii (dacă are subdiviziuni geografice îndepărtate) și de echipamentul tehnic al serviciului de administrare a biroului. Dacă acest serviciu este mic în număr și nu este furnizat tehnic, atunci o parte din funcțiile sale sunt transferate subdiviziunilor. În acest caz, au loc lucrări mixte de birou. În cazul în care acest serviciu este echipat cu tot personalul, hardware-ul și software-ul necesar, atunci această formă de evidență va fi centralizată.
Pasul 3
În fiecare unitate structurală, selectați o unitate specială de personal care va efectua lucrări de birou. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci numiți un alt angajat care va combina îndeplinirea atribuțiilor sale principale cu funcția de funcționar.
Pasul 4
Determinați numărul și nomenclatura cazurilor, care vor include toate documentele primite, expediate și interne. Dacă acestea sunt documente de la o organizație superioară (părinte), atunci acestea sunt prezentate șefului pentru examinare; documentele organizațiilor subordonate ar trebui să fie prezentate spre examinare șefului adjunct însărcinat cu lucrul cu acestea. În consecință, apelurile cetățenilor sunt adresate deputatului căruia i se încredințează responsabilitatea de a lucra cu populația.
Pasul 5
După ce ați identificat cercul corespondenților, creați un clasificator prin care puteți determina imediat la ce grup de corespondenți aparține acest document. De exemplu, pentru agențiile guvernamentale, atribuiți codul 01, pentru scrisorile de la o organizație superioară - cod 02, pentru furnizori - cod 03, pentru clienți - cod 04 etc. Acest lucru va ajuta la eficientizarea fluxului de documente în cadrul organizației.
Pasul 6
Stabiliți în ce formă va fi efectuată circulația documentului - într-o revistă sau card. Ambele formulare sunt implementate în programe speciale pentru gestionarea documentelor electronice. Dacă nu puteți cumpăra încă un astfel de program, utilizați jurnale de înregistrare a documentelor electronice, acestea pot fi întocmite în Excel.
