Fluxul de documente în contabilitate este pregătirea sau primirea documentelor contabile primare, deplasarea ordonată a acestora de către divizii, acceptarea în contabilitate, prelucrarea obligatorie și transferul ulterior în arhivă. În organizații, mișcarea documentelor este determinată de programul fluxului de documente.
Pentru toate documentele primare din contabilitate, există mai multe etape ale fluxului de lucru. Primul și principalul este pregătirea unui document contabil imediat în momentul unei tranzacții comerciale sau imediat după finalizarea acestuia. Înregistrarea funcționării activității economice se face în conformitate cu cerințele stabilite. Toți funcționarii care au creat și semnat documentele primare sunt responsabili pentru acuratețea informațiilor conținute în aceste documente.
A doua etapă este transferul documentelor contabile primare completate către departamentul de contabilitate. Contabilul este obligat să verifice conținutul, completitudinea și corectitudinea întocmirii acestora, apoi să efectueze o verificare aritmetică. Mai mult, documentele contabile primare sunt procesate. În același timp, indicatorii naturali sunt transformați în măsuri monetare. Acest proces se numește impozitare sau preț.
Apoi, documentele sunt selectate în funcție de conținutul lor economic (de exemplu, salarizare, chitanțe și cheltuieli pentru produse finite etc.) și atribuirea contului. În această etapă, acestea indică corespondența conturilor contabile pentru această tranzacție comercială. În plus, documentul contabil primar și informațiile conținute în acesta despre tranzacția comercială sunt introduse în registrul contabil. Apoi, documentele trebuie trimise în arhivă pentru stocare.
Este responsabilitatea contabilului-șef să întocmească programe și scheme de flux de lucru pe baza specificului activităților economice ale organizației. Programul trebuie aprobat de șeful organizației. Nu există o formă unificată pentru un astfel de document. Cu toate acestea, există principalele puncte care trebuie luate în considerare la compilarea acestuia: programul fluxului de lucru ar trebui să reflecte numărul optim de departamente pentru transmiterea fiecărui document primar și să stabilească minimul prezenței sale în fiecare departament.
Acest act de reglementare local este întocmit sub forma unei diagrame sau a unei liste de documente contabile primare care trebuie prezentate de divizii. Este imperativ să indicați interpreții; reflectă ce documente ar trebui să facă schimb de divizii și în ce interval de timp. Un flux de lucru organizat eficient asigură executarea la timp a situațiilor financiare.
Angajații organizației sunt obligați să respecte termenele stabilite pentru fluxul de documente. Contabilul șef monitorizează respectarea programului.
