Pregătirea și depunerea dosarelor la arhivă este o parte integrantă a fluxului de lucru. Înregistrarea lor începe în organizație din momentul depunerii documentelor și se încheie cu transferul în arhivă la sfârșitul anului calendaristic sau perioadele de depozitare. În unele cazuri, fișierele sunt păstrate mai mult de un an. Acestea includ, de exemplu, documente legate de evidența personalului.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pentru ca procedura de depunere a cazurilor în arhivă să nu dureze mult timp, ar trebui să urmați regulile pentru înregistrarea lor în timpul fluxului de lucru curent. Atunci când transferați carcasele în arhivă pentru depozitare permanentă sau temporară, trebuie să coaseți documente, foi de număr, să întocmiți o inscripție finală, dacă este prevăzut de instrucțiunile de lucru și, de asemenea, să întocmiți un inventar intern.
Pasul 2
În același timp, numele organizației sau al întreprinderii, indexul în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, data deschiderii și închiderii cazului, precum și perioada de stocare sunt indicate pe pagina de titlu a dosarului care se înmânează. la arhivă.
Pasul 3
Documentele care urmează să fie arhivate sunt arhivate într-un folder separat pe hârtie. Dacă documentul are o valoare deosebită, de regulă, nu este cusut, ci pus într-un fișier sau plic și atașat la carcasă. La sfârșitul carcasei cusute și numerotate, se plasează o foaie de atestare, iar la început - un inventar intern. În acest caz, grosimea carcasei nu trebuie să depășească 40 mm, iar numărul de foi nu trebuie să depășească 250.
Pasul 4
Pentru cazurile care sunt stocate în arhivă permanent, precum și temporar, dar nu mai puțin de 10 ani, se întocmește un inventar pentru transferul cazurilor în arhivă. În același timp, se întocmește un inventar separat pentru documentele legate de evidența personalului. Sunt introduse numele cazurilor, cărora li se atribuie un număr de serie și este indicat și un cod de nomenclatură. Inventarele se fac în duplicat dacă fișierele rămân în arhiva organizației. Dacă fișierele urmează să fie transferate în arhivele statului, ar trebui să existe patru copii.
Pasul 5
Cazurile care pot fi depozitate după finalizarea lor timp de mai puțin de 10 ani pot fi arhivate la discreția conducerii organizației. Necesitatea depunerii cazurilor va depinde de volumul de lucru al arhivei, de frecvența accesului la documente vechi etc.
