Multe companii, indiferent de forma lor de proprietate, pregătesc anual rapoarte publice cu privire la rezultatele activităților anuale. Aceste documente servesc drept sursă de informații pentru publicul larg și, în același timp, sunt dovezi vizibile ale eficacității sau ineficienței organizației.
Decizia adunării acționarilor cu privire la soarta viitoare a companiei, evaluarea publică a activităților organizației etc., poate depinde de cât de bine este pregătit raportul anual. Cu alte cuvinte, un specialist sau o unitate structurală care elaborează raportul anual ar trebui să fie conștienți de faptul că nu numai reputația depinde de calitatea documentului final, ci și de dezvoltarea ulterioară a întreprinderii.
Adesea, sarcina de a pregăti raportul anual revine departamentului analitic sau altei unități structurale care îndeplinește funcțiile de colectare a informațiilor despre activitățile întregii companii pentru perioada anuală.
În funcție de tipul de activitate al organizației și de natura publicului pentru care sunt destinate documentele, raportul poate fi susținut în stilul documentelor interne sau al informațiilor publice pentru o gamă largă de cititori. Stilul documentației interne este urmat pentru rapoartele prezentate personalului fondator și acționarilor companiei. În acest caz, o mai mare atenție în raport este acordată performanței financiare, eficienței economice și performanței în atingerea obiectivelor cheie prezentate în plan.
Pentru un raport public, care, de regulă, este publicat pe site-ul oficial pentru vizualizare publică, este necesară o descriere mai detaliată a activităților organizației, a sarcinilor și misiunii sale. O serie de informații furnizate necesită o explicație detaliată, pentru care se pregătește o secțiune separată. De regulă, serviciile analitice sunt angajate în elaborarea unui raport public în strânsă cooperare cu specialiști în relații publice, care au posibilitatea de a corecta informațiile în funcție de semnificația acesteia.
Indiferent de natura publicului țintă al raportului, orice document final este clar grupat în secțiuni. În prima secțiune, de regulă, sunt date sarcinile care au fost stabilite înainte de organizație și rezultatele pentru realizarea lor. Următoarele sunt rezultatele financiare pentru anul și rezultatele producției.
Secțiunea finală, de regulă, este activitățile sociale ale companiei. De regulă, aceste informații sunt conținute într-un raport public, care oferă rezultatele politicii societății orientate social. Ca materiale pentru includerea în raport, se iau informații cu privire la atribuirea reprezentanților organizației pentru merite ridicate în domeniul sprijinului social, rezultatele activităților caritabile etc.
Trebuie reamintit faptul că atunci când selectați informații care trebuie reflectate în raport, este necesar să se păstreze obiectivitatea informațiilor furnizate. Această regulă trebuie respectată chiar dacă rezultatele activităților companiei în anumiți indicatori sunt departe de a fi ideale sau indică performanțe insuficiente. Vorbind despre acest lucru, raportul ar trebui să reflecte posibilele motive care au condus la astfel de rezultate, precum și să fixeze atenția publicului asupra intenției ferme de a elimina problema în perioada viitoare.
