O scrisoare de afaceri este elementul principal al corespondenței de afaceri. Imaginea pozitivă a companiei depinde de alfabetizarea documentului întocmit. Scrisorile de afaceri sunt scrise de secretari și asistenți executivi ai companiei.
Compunerea unei scrisori de afaceri
Scrierea unei scrisori de afaceri are neapărat un scop: să ofere cooperare, să crească vânzările către organizație, să grăbească procesul de plată pentru bunuri, să facă reclamații, să mulțumească pentru ceva, să încheie o afacere, să felicite. Scrisoarea ar trebui să fie compusă cu un scop specific și ar trebui să fie exprimată cât mai mult posibil în ea. Asigurați-vă că aflați detaliile companiei la care urmează să trimiteți scrisoarea. Trebuie să știi maximum despre un potențial partener.
Adesea, companiile trimit o mulțime de scrisori oferind bunuri sau servicii, dar în același timp există un minim de informații despre destinatari. Aceasta este principala greșeală a tuturor oamenilor de afaceri începători. La urma urmei, este întotdeauna mai plăcut pentru destinatarul unei scrisori să știe că li se adresează personal. Adresarea unei persoane după nume este, de exemplu, baza unei scrisori de vânzări de succes. Și chiar dacă nu știți numele destinatarului, în orice caz, nu puteți scrie poziția persoanei într-o versiune prescurtată atunci când vă referiți la el.
Proiectare scrisori de afaceri
În mod ideal, fiecare companie are propriul nume de marcă. Pe aceasta se întocmește o scrisoare de afaceri. Antetul conține întotdeauna numele organizației, locația reală și legală, contactele, site-ul web, adresa de e-mail, sigla și alte informații despre organizație. Marjele scrisorilor comerciale: jos, sus, dreapta și stânga au dimensiuni standard. Marja stângă este de 3 cm, deoarece toate documentele sunt trimise la înregistrare. Marja dreaptă - 1,5 cm. Indentare sus și jos: 1 cm.
Fiecare scrisoare de afaceri începe cu un titlu scurt și atrăgător în mijloc. Titlul va dezvălui cu siguranță conținutul textului. Antetul scrisorii de afaceri conține: numele companiei destinatar cu numele complet, precum și poziția persoanei destinatar (în colțul din dreapta sus). Colțul din stânga sus sub antet este un loc pentru a indica numărul și data scrisorii de înregistrare (de ieșire). Dacă o scrisoare de afaceri este scrisă ca răspuns, atunci ar trebui să indicați la ce document răspunde această scrisoare. Antetul unei scrisori de afaceri este indicat după data și numărul documentului. Semnătura expeditorului este indicată la sfârșitul scrisorii. De asemenea, numele complet și funcția trebuie să fie scrise.
Dacă scrisoarea conține date financiare despre companie, atunci semnătura contabilului-șef trebuie să fie, de asemenea, în partea de jos. Ordinea semnăturilor este următoarea: mai întâi, semnătura directorului general, iar sub aceasta contabilul șef. De asemenea, la sfârșitul scrisorii, sigiliul oficial al organizației este aplicat pe semnătură. Times New Roman Dimensiunea 12 și spațiul unic sunt standardul pentru corespondența formală de afaceri. Este obișnuit să trimiteți o scrisoare de afaceri, care este o propunere serioasă, prin poștă și nu prin fax sau e-mail. Curierul livrează personal scrisoarea către manager sau secretar. O astfel de scrisoare trebuie livrată într-un plic al unei companii mari, care este tipărit prin metoda tipografică. Toate acestea funcționează pentru a crea o imagine favorabilă a companiei.
