Participarea la expoziții și târguri este un mecanism important pentru promovarea unui produs sau serviciu al oricărei organizații de pe piață. De aceea, pregătirea pentru participare trebuie să se desfășoare într-un mod de importanță deosebită. Nu există fleacuri în această activitate, deoarece orice detaliu expus cercurilor largi ale publicului poate avea rezultate atât pozitive, cât și negative.
De regulă, organizarea prezentării companiei la expoziții cade pe umerii departamentelor de relații publice, centrelor de presă, precum și ale altor diviziuni structurale implicate în activități de expoziție și târg. Dacă nu există astfel de rezerve de forță de muncă, atunci întreaga companie este implicată în organizație, de la conducere până la personalul biroului.
În mare măsură, prezentarea unei companii depinde de natura expoziției. Evenimentele din industrie, de regulă, reunesc cifre dintr-un anumit domeniu de activitate: comerț, construcții, activitate științifică etc. Astfel, compania ar trebui să fie pregătită să vadă realizările partenerilor și concurenților săi la standurile vecine. Frecvența expoziției afectează, de asemenea, modul în care ar trebui proiectat standul. Pentru evenimentele anuale, este inacceptabil să se utilizeze materiale de prezentare învechite dezvoltate pe baza informațiilor irelevante.
Procesul de pregătire a expoziției începe cu câteva luni înainte de începerea ei. Primul pas pentru crearea unui material de prezentare este elaborarea unui concept. Acest plan schematic de participare include o listă de materiale de prezentare: standuri, bannere, produse video și audio, broșuri și alte fișe. Arhiva de participare la expoziție, care este compilată de departamentele de relații publice, va permite pregătirea cantității optime de material. În același timp, este aprobată estimarea costurilor pentru producția de materiale de prezentare.
În această etapă, este important să se identifice punctele forte ale companiei, adică produsul sau serviciul său. Avantajele competitive ar trebui comunicate în mod clar potențialilor consumatori prin materiale de prezentare - broșuri, bannere, videoclipuri. Nu trebuie să uităm de instalațiile speciale de standuri care pot fi realizate la cererea clientului - un model de echipament nou sau o panoramă vizuală a materialelor fabricate. Dacă o companie produce mâncăruri incasabile, atunci la o expoziție specializată ar fi indicat să demonstreze calitatea produsului, oferind oricui posibilitatea de a încerca să deterioreze produsul.
În plus, ar fi corect din punct de vedere etic să se prevadă posibilitatea unei conversații lungi între un vizitator interesat al expoziției și un reprezentant al companiei. Un stand cu note și pixuri ar trebui să fie instalat la stand, astfel încât oricine să poată face notițe în timpul obținerii informațiilor necesare. Este de dorit ca aceste accesorii să fie marcate cu sigla companiei.
Al doilea pas este de a elabora opțiuni de schiță pentru bannere și instalații de stand. De regulă, acest lucru se face folosind o schemă de culori corporativă, font și siglă. Dimensiunile tuturor standurilor sunt realizate sau achiziționate ținând cont de dimensiunea celulei de prezentare.
Următoarea etapă este selectarea personalului care să lucreze la stand. Adesea prezentarea este realizată de angajații companiei. Un plus important al acestei abordări este că specialiștii pot spune cu competență despre activitățile organizației și, dacă este necesar, pot răspunde la întrebările pe care le pot avea vizitatorii expoziției. Angajați suplimentari care să participe la prezentare pot fi angajați ca suplimente pentru distribuirea de fluturași, completarea chestionarelor etc.
Eficacitatea participării este determinată de un calcul simplu al volumului parteneriatelor stabilite. Cu cât interesul vizitatorilor expoziției este mai mare pentru aspectul prezentării, cu atât este mai mare efectul participării companiei la eveniment. Prin urmare, este mai bine ca cererea de participare la expoziție să fie trimisă una dintre primele, astfel încât participantul să aibă prima oportunitate de a alege locația standului. În plus, nu trebuie să refuzați ofertele organizatorilor expoziției de a acționa ca un partener special al evenimentului. Acest avantaj va crește numărul de rotații ale numelui organizației în timpul expoziției și va avea, de asemenea, un efect pozitiv asupra imaginii companiei.
